این سند توضیح می‌دهد گروه نرم‌افزاری خط به خط با داده‌های شما چه می‌کند — از فرم تماس تا مستندات پروژه. زبانش عمداً ساده است؛ چون سیاستی که فهمیده نشود، سیاست نیست. با استفاده از وبسایت خط به خط یا ثبت درخواست در فرم‌های ما، این سیاست را پذیرفته‌اید. برای مشتریان فعال، بندهای محرمانگی قرارداد امضاشده، در کنار همین سیاست معتبرند و در تعارض، بند قرارداد ملاک است.
۱.دامنه و پذیرش سیاست
این سیاست بر کل وبسایت خط به خط، فرم‌های درخواست مشاوره و استعلام، خبرنامه و صفحه ورود به پنل کاربری اعمال می‌شود؛ و سه گروه را پوشش می‌دهد: بازدیدکنندگان سایت، کسانی که درخواست ثبت کرده‌اند، و مشتریان فعال ما.
پذیرش این سیاست، یک عمل پیچیده نیست: هر بار که فرمی را ارسال می‌کنید یا از سایت استفاده می‌کنید، یعنی با همین قواعد موافقید. اگر با بندی موافق نیستید، قبل از ارسال داده با ما صحبت کنید — انعطاف داریم، اما پنهان‌کاری نه.
ارتباط این سند با قرارداد روشن است: برای پروژه‌های فعال، شرایط همکاری و SLA چارچوب قراردادی است و این سیاست، چارچوب داده‌ای. هر دو در کنار هم معتبرند.
۲.اطلاعاتی که جمع‌آوری می‌کنیم
داده‌های فرم‌ها
فقط سه چیز: نام، شماره تماس و نیاز اعلامی شما (متن کوتاهی که در فرم می‌نویسید). ایمیل هم اگر خودتان وارد کنید. هیچ فیلد «اجباریِ» اضافه‌ای وجود ندارد؛ اصل ما حداقل داده است — هرچه نمی‌پرسیم، نگه نمی‌داریم.
داده‌های پروژه
مشتریانی که پروژه فعال دارند، برای تحلیل و اجرا، مستندات سازمانی، دسترسی‌های فنی و داده‌های موردنیاز پروژه را در اختیار ما می‌گذارند. این داده‌ها زیرمجموعه قرارداد محرمانگی‌اند و در بخش ششم مفصل توضیح داده شده‌اند.
داده‌های فنی
هنگام بازدید سایت، داده‌های فنی استاندارد وب (نوع مرورگر، دستگاه و صفحات بازدیدشده) به‌صورت تجمیعی ثبت می‌شود؛ این داده‌ها برای رفع خطا و بهبود سرعت است، نه شناسایی شما. شماره‌ای که در فرم می‌نویسید، فقط برای همان درخواست تماس گرفته می‌شود — نه لیست تماس تبلیغاتی.
۳.چگونگی استفاده از اطلاعات
سه استفاده مشخص، نه بیشتر. اول: پاسخ به درخواست شما — تماس کارشناس در کمتر از ۳ ساعت کاری و در صورت نیاز، ارسال پیش‌فاکتور. دوم: اجرا و پیگیری پروژه — زمان‌بندی، جلسات دمو، تحویل و پشتیبانی. سوم: بهبود خدمات — تحلیل تجمیعی درخواست‌ها تا بفهمیم کجای مسیر، تجربه شما دچار اصطکاک است.
داده شما هرگز برای «بازاریابی خلاقانه» به کار نمی‌رود؛ یعنی تماس تکراری، پیام انبوه و فروش فشرده ممنوع است. خبرنامه ماهانه ما فقط با اشتراک آگاهانه فعال می‌شود و در هر نامه، لینک لغو اشتراک هست — یک کلیک، بدون سؤال.
اگر درخواست شما به قرارداد نرسد، داده‌های تماس شما طبق بخش هشت، در بازه مشخصی حذف می‌شود؛ «همکار بالقوه» بودن، مجوز نگهداری ابدی نیست.
۴.کوکی‌ها و ابزارهای تحلیلی
از کوکی‌ها در حداقل حالت ممکن استفاده می‌کنیم. کوکی اجباری نشست (Session Cookie) برای کارکرد فرم‌ها و نشست امن پنل کاربری ضروری است؛ بدون آن، ورود امن اصلاً شکل نمی‌گیرد. این کوکی پس از پایان نشست یا بستن مرورگر، کارش تمام می‌شود.
ابزارهای تحلیلی ما، رفتار تجمعی بازدیدکنندگان را می‌سنجند: کدام صفحه بیشتر خوانده می‌شود، کدام فرم رها می‌شود. نتیجه، آمار کل است — نه پروفایل فردی. هیچ کوکی تبلیغاتیِ شخص ثالثی که شما را بین سایت‌ها دنبال کند، روی این وبسایت فعال نیست.
مدیریت کوکی‌ها در اختیار خود شماست: از تنظیمات مرورگر می‌توانید کوکی‌های غیرضروری را مسدود کنید؛ فقط بدانید بخش‌هایی مثل ورود به پنل، به کوکی اجباری وابسته‌اند و بدون آن کار نمی‌کنند.
۵.اشتراک‌گذاری با اشخاص ثالث
داده شما فقط با دو دسته اشخاص ثالث، و فقط تا حد لازم برای خدمت، رد و بدل می‌شود: پرداخت‌یار (برای درگاه پرداخت و تسویه فاکتورها) و ارائه‌دهنده هاست و زیرساخت (برای میزبانی و پشتیبان‌گیری). هر دو، زیرمجموعه قرارداد رسمی ما هستند و الزام محرمانگی دارند.
بقیه قضیه کوتاه است: داده‌های شما به هیچ‌کس فروخته نمی‌شود؛ با تبلیغ‌کنندگان به اشتراک گذاشته نمی‌شود؛ و در لیست‌های ایمیلی ثالث وارد نمی‌شود. مالکیت داده‌های کسب‌وکار شما با شماست؛ ما فقط مجری و نگهبان موقت آن هستیم.
تنها استثنا، الزام قانونی است: اگر مرجع قانونی صالح، طبق قانون از ما چیزی بخواهد، در حد همان الزام و طبق قانون عمل می‌کنیم — نه بیشتر.
۶.محرمانگی داده‌های پروژه و NDA
در پروژه‌های سازمانی، مهم‌ترین دارایی‌ای که به ما می‌سپارید، اطلاعات کسب‌وکارتان است: مدل درآمدی، ساختار فروش، داده مشتریان، منطق قیمت‌گذاری. برخورد ما با این داده‌ها قراردادی است، نه شعاری: پیش از هر جلسه سازمانی، در صورت درخواست شما، قرارداد محرمانگی (NDA) امضا می‌کنیم — الگوی آماده داریم تا کسی منتظر نماند.
دسترسی به داده‌های پروژه، فقط به اعضای تیم همان پروژه داده می‌شود و در پنل، رد و ثبت دارد. تیم‌های دیگر شرکت، به داده‌های پروژه شما دسترسی ندارند؛ این، معنای عملی «کنترل دسترسی نقش‌محور» است.
و یک تعهد روشن: داده‌ها، کدها و جزئیات کسب‌وکار شما هرگز بدون اجازه کتبی شما، در نمونه‌کارها یا محتوای بازاریابی ما ظاهر نمی‌شود — حتی اگر پروژه موفقی بوده باشد.
۷.امنیت داده‌ها
امنیت، ترکیبی از چند لایه ساده اما پایدار است، نه یک ادعای بزرگ: کل وبسایت روی اتصال امن SSL اجرا می‌شود؛ نشست پنل کاربری اختصاصی و زمان‌دار است؛ و انتقال فایل‌های حساس، فقط از کانال‌های رمزگذاری‌شده انجام می‌شود.
دسترسی‌ها نقش‌محور و حداقلی تعریف می‌شود: هر عضو تیم، فقط به چیزی دسترسی دارد که برای کارش لازم است. پشتیبان‌گیری منظم، وابسته به حافظه افراد نیست و به‌صورت زمان‌بندی‌شده اجرا می‌شود؛ تا اگر اتفاقی افتاد، پروژه شما با داده‌های روز، برسد.
اصل حاکم، همان حداقل داده است: هر داده‌ای که جمع نمی‌کنیم، دیگر لازم نیست از آن محافظت کنیم. امنیت خوب، بیشترِ کارش را در «جمع نکردن» انجام می‌دهد.
۸.مدت نگهداری و حق حذف
داده‌های استعلام و فرم‌های تماس، تا ۱۲ ماه نگهداری می‌شود — برای پیگیری مکاتبات و جلوگیری از پرسیدن دوباره‌ی همان سؤال‌ها. داده‌های مالی و فاکتورها، تا مدتی که قانون مالیاتی تعیین می‌کند، نگه داشته می‌شود؛ این بخش، اختیاری نیست.
داده‌های پروژه طبق قرارداد مدیریت می‌شود: در پایان پروژه، کد، فایل‌ها و مستندات به‌طور کامل به شما تحویل می‌شود و نسخه‌های باقی‌مانده در محیط ما، پس از دوره پشتیبانی، حذف می‌گردد — مگر این‌که قرارداد پشتیبانی فعال باشد.
حق حذف، یک درخواست ساده است: به privacy@khatbekhat.ir بفرستید؛ درخواست حداکثر تا ۳۰ روز اجرا می‌شود و پاسخ می‌گیرید. فقط داده‌های نگهداری اجباری قانونی (مثل فاکتور) از حذف مستثناست — و دلیلش را همان‌جا می‌نویسیم.
۹.حقوق شما
داده‌ای که از شما جمع شده، مال شماست؛ ما فقط نگه‌دارنده‌اش هستیم. چهار حق اصلی شما و مسیر اعمالشان، در جدول زیر صریح نوشته شده است. پاسخ همه درخواست‌ها، حداکثر تا ۳۰ روز است — و اگر تأییدیه یا ردّ درخواست نیاز به توضیح دارد، توضیح می‌دهیم، نه این‌که بی‌پاسخ بماند.
| حق شما |
یعنی چه؟ |
چگونه اعمال کنید |
| دسترسی |
می‌پرسید ما دقیقاً چه داده‌ای از شما داریم و برای چه. |
ایمیل به privacy@khatbekhat.ir |
| اصلاح |
داده نادرست (مثل شماره تماس) اصلاح می‌شود. |
همین ایمیل؛ با ذکر مورد درست. |
| حذف |
داده‌های غیرالزامی حذف می‌شود؛ موارد قانونی مستثنا و مستدل است. |
همین ایمیل؛ اجرا تا ۳۰ روز. |
| اعتراض |
می‌توانید با پردازش یا نوع پردازش داده‌تان مخالفت کنید. |
همین ایمیل؛ بررسی و پاسخ مستدل تا ۳۰ روز. |
۱۰.تغییرات سیاست و راه تماس
این سیاست، سند زنده است؛ اگر روش کارمان در داده‌ها تغییر کند، همین صفحه به‌روز می‌شود و تاریخ به‌روزرسانی، بالای صفحه جابه‌جا می‌شود. تغییرات مهمی که مشتریان فعال را مستقیم متأثر کند، جداگانه هم از طریق ایمیل اطلاع داده می‌شود — رها نکردن مشتری در تاریخ‌های به‌روزرسانی، کار ما نیست.
سؤال، اعتراض یا درخواستی درباره داده‌هایتان دارید؟ مسیرها ساده است: ایمیل privacy@khatbekhat.ir یا فرم‌های صفحه تماس با ما. اگر موضوع، قراردادی است (پرداخت، SLA، تحویل)، مرجع آن شرایط همکاری و SLA است.